公寓大廈區分所有權人會議之會議記錄概要 | 新北建案查詢網
一、當發生會議記錄登載不實情況時,受害人於收到上開記錄次日起3個內向法院提起民事訴訟(法律訴訟時效),故受害人應於上開時間內向貴社區管理委員會陳情之。
文 / 蔡茂祥
緣吾所撰如何開好公寓大廈[1]區分所有權人[2]會議之議事簡述一文公開以來,陸陸續續接到讀者反應文中未有提供區分所有權[3]人會議會議記錄(下稱會議記錄)登載不實或管理委員會會議記錄登載不實…等等問題解決之道。鑑此、吾就處理公寓大廈管理委員會與住戶間糾紛及諮詢服務實務經驗,將上開問題整合規納為二類型錯誤態樣:一、刪除或變更動議內容(剝奪區分所有[4]權人議事提案權益)。二、增刪發言人說明內容(發言內容被斷章取義,作不利發言人說明之記載於會議記錄上、或是直接刪除發言人回覆會議問題之說明)。而不實登載記錄舉動,會因發言人確實曾出席會場及發言,致使第三人誤信果其所為!實令發言人如啞巴吃黃連,有冤難伸。則主持人及記錄人員用不實會議文書殺人於無形,實損害[5]發言人信譽及公眾利益。蓋會議記錄所登載議事虛偽不實,不僅「欺騙」區分所有權[6]人陷於開會真相資訊錯誤,更可能會危及社會[7]秩序的平穩。為免住戶落入發言恐懼之窘境及保障人民言論自由[8],乃撰公寓大廈區分所有權人會議之會議記錄概要,俾與讀者分享經驗,並提倡預防勝於治療概念,以利疏解法院有關公寓大廈管理訴訟案源。
首先要闡明[9]者,會議記錄係會議文書的一種(註一)、是詳實記載有關會議開會情況的筆錄。會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。它的作用在於正確反映會議情況,以作為整理會議文件、總結經驗、執行決議等工作存查備考的一種歷史資料。所以會議記錄要求忠於事實,不能夾雜記錄者的任何個人情感,更不允許有意增刪發言內容。會議的主要情況,發言的主要內容和意見,必須記錄完整,不要遺漏。 記錄字體力求清晰易認,不要過於潦草,不要使用自造的簡稱或文字。因此會議記錄的確認不可馬虎,會議記錄必須經主持人與記錄人員簽署方為有效。但人也有失蹄的時候,疏失在所難免,因打字的疏失而記載錯誤就必須更正,其會議記載有增刪或變更者,應於增刪或變更處簽名(或蓋章)以示負責,並於文書上方逐行載明增刪字數,加以簽認。而刪除處應留存字跡,俾得辨認。倘若有人為的因素,故意[1...
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